Ab wann spesen abrechnen Die Abrechnung von Spesen beginnt grundsätzlich in dem Moment, in dem dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit außergewöhnliche Kosten entstehen 1 Dies ist typischerweise der Fall bei Dienstreisen oder Außendiensttätigkeiten, die außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte durchgeführt werden 2 Für die Geltendmachung von Fahrtkosten ist der Startpunkt die Abfahrt vom Wohnort oder der Arbeitsstätte zum Geschäftsziel 3 Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand setzt in Deutschland eine Abwesenheit von mindestens acht Stunden von der Wohnung und der primären Arbeitsstätte voraus 4 Erst wenn diese Mindestabwesenheitsdauer überschritten wird, darf die gesetzlich festgelegte Pauschale in Ansatz gebracht werden 5 Bei Übernachtungskosten beginnt die Abrechnungsfähigkeit unmittelbar mit dem Beziehen der Unterkunft, sofern die Notwendigkeit geschäftlich begründet ist 6 Es ist zwingend erforderlich, sämtliche Belege und Quittungen lückenlos ab dem Zeitpunkt der Ausgabe zu sammeln und aufzubewahren 7 Ohne einen entsprechenden Nachweis kann die Spese weder vom Arbeitgeber erstattet noch steuerlich geltend gemacht werden 8 Die Frist zur tatsächlichen Einreichung der Spesenabrechnung wird oft durch interne Richtlinien des Unternehmens festgelegt, sollte aber zeitnah erfolgen 9 Somit ist der entscheidende Zeitpunkt für den Beginn der Spesenabrechnung der konkrete Moment der geschäftlich veranlassten Auslage 10 Wann sollten Sie Spesen abrechnen? Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro. 11